第11章 良好沟通的艺术
你的导师和你之间的沟通不畅是否妨碍了你在实验室的进展？也许你在研究中遇到了瓶颈，看不到出路。或者也许从你的导师的角度来看，你所做的一切都不够好。如果你和导师对成果的期望不同，而你们两人已经几个月没交流，那么缺乏沟通肯定会阻碍你的进展。
很多研究生在项目启动后会被放任自流，一定程度上应该如此，因为研究生培训的很大一部分是让你具备直接面对问题并独立解决问题的能力。但最终还是要由你的导师来批准你的论文，所以保持沟通渠道畅通至关重要。不要等到出现严重问题时才去敲导师的门。即使你的导师保持距离，作为一名经验丰富的研究人员，她也应该能够提供适当的指导，并且有希望能够提供一个中立的视角。即使你觉得你的导师倾向于把自己的利益置于你的利益之上，定期发起沟通也将为你提供表达关注的机会。
有些人天生就有沟通能力；如果你不是，并且与导师交谈感觉就像对着墙说话，也不必灰心：良好的沟通技巧是可以学习的。如果你在与导师建立良好联系方面遇到困难，改善沟通的关键在于理解你和导师的性格以及沟通风格。每个人都不同：有些人喜欢轻松自由的方法；而另一些人则喜欢更有结构的方法。无论哪种方式，更好的沟通都可能需要你进行计划和有意识的努力。如果与导师的沟通不佳或根本没有沟通，而且从一开始就是这样，不要责怪自己。尝试改变导师的方式也不是一个好主意；这行不通。相反，专注于你可以做些什么来改善这种情况。
理解沟通风格
你的导师是否总是倾向于将整个实验室作为一个整体来对待，而不是将你们视为具有不同需求、技能和能力的个体？也许在你们每周的小组会议中，她扫视房间，问道：“一切都好吗？有问题吗？没有？太好了。”然后她匆匆返回办公室或参加另一个会议。这种行为并不意味着你的导师是一个坏人；这可能意味着她很忙，可能对实验室成员需要定期联系的暗示不够敏感。
也许你的导师会单独与你交谈，但他是一个“打击和逃跑”型的人，快速浏览实验室时会随口问一句你的进展情况，然后藏在桌上的一堆期刊文章后面。
如果你的导师是一名刚刚起步的助理教授，她可能会花大部分时间在实验室与你一起工作。在这种情况下，将有很多机会进行正式和非正式的讨论。除非你的导师沟通能力很差，否则良好的关系会自然而然地发展。
如果你的导师在机构内地位稳固并且在她的领域备受推崇，她可能几乎不会出现在实验室。在国际会议之间，她会探头打个招呼，并可能只与她的最资深博士后会面以评估实验室的进展。如果这是你的情况，而你觉得自己像一只“工蜂”，导师遥不可及或难以接近，那就很难说出来并让自己的担忧被知晓。
但无论你导师的风格如何，你都可以找到让自己被听到的方法。你可以做的最有价值的事情是在你有重要事情要讨论时预约面对面交谈。即使你有很多机会接触导师并进行许多非正式的聊天，正式谈话也可以让你结构化你的问题并澄清重要问题。如果你为会议做好准备，你只需花15分钟左右的时间。
无论你的导师多么忙碌，至少计划每月见面一次——最好是更频繁——讨论你的研究和你想要解决的其他问题。选择一天中最有可能成功的时间。他是否在早晨时段更专注？那么就在他被其他事务压得喘不过气来之前预约。午饭后是另一个好时段。避免在一天结束时安排约会，因为随着其他事务的挤入和工作日的结束，这些约会可能会被取消。
结构化的沟通是关键
非正式、即兴的沟通在建立关系和建立信任方面发挥着重要作用。关于工作或其他共同兴趣的非正式交谈可以帮助建立融洽关系，而你和你的导师越感到舒适越好。基于信任和相互尊重的良好关系可以成为巨大的资产。
然而，这是无法强求的，你仍然可以在没有这种关系的情况下取得进展。最关键的沟通发生在定期、短暂的、你与导师之间的一对一会议中。
一旦安排好了约会，就要花时间准备。在会议时带上一份书面的问题和关注列表。保持简短——每次会议不超过三个问题。要具体；询问“那么，你认为我的进展如何？”之类的问题没有任何好处。这样的问题只会鼓励你的导师以笼统的术语进行回应，或者说些鼓励但毫无意义的话，或者——更糟糕的是——贬低但毫无意义的话。例如，如果你需要关于如何推动研究向前发展的指导，参加会议时带上两到三个你自己关于如何进行的想法。给你的导师提供足够的背景信息，以便他能够提供有帮助的意见。如果你们很久没有交谈，给他一个你最近结果的简要总结。
在会议期间，做笔记并记下导师的建议，假设她可以接受；有些人会对他们的言论被记录下来感到不安。聊天时，通过注意身体语言和其他非语言暗示来判断导师的热情和兴趣。在会议结束时，感谢导师的时间并立即发送一封后续电子邮件，总结你们讨论的内容。这样，你将有一份关于你的问题或关注和导师回应的记录。打印出通信内容，并将其与原始的“谈话要点”列表一起存档以供将来参考。
除了面对面的会议外，你可能希望在机会出现时与导师聊天，并通过电子邮件向他发送每月的非正式进展更新。即使你的导师不愿意与你一起创建每月进度监控，发送一封电子邮件，每个月末附上你所做实验的简要总结和所取得的结果，也是让你的导师及时了解你工作情况的另一种有效方法。但这些都不应替代定期的、简短的、有议程的会议。让太多的时间过去而没有结构化的沟通可能会导致你的研究——以及与导师的关系——偏离正轨。
在所有的结构化强调中，为什么还要召开会议呢？难道不能通过电子邮件完成吗？不完全是。电子邮件和其他电子形式的沟通是有用的，但它们并不充分。即使你在面对面会议中背诵清单并专注于事实，你也在发送和接收一套复杂的语言和非语言暗示，这对于建立信任、建立强有力的工作关系的基础至关重要。电子邮件无法传达这些关键信息。表情符号无法替代真实的情感。经常和定期地与导师会面，提出相关问题，并记录她的意见，将增加双向沟通顺畅的概率，并确保你的研究符合导师的期望和要求。
在一个非结构化的环境中学习良好的沟通技巧可能是一个挑战。但与导师建立有效的沟通，尤其是当他或她沟通能力差或难以接近时，是一项在你整个职业生涯中都将对你大有裨益的技能。即使你成为没有老板的独立企业家，你也一定会有客户和同事，他们将从你良好的沟通能力中受益匪浅。
实验室中的有效沟通——一种实用方法
你的研究项目的进展很大程度上取决于与他人的互动。花一些时间来解决沟通问题可以大大加快你的博士项目的进程。
在你的博士研究期间，更有效的沟通将获得更多有帮助的贡献，并提高研究项目的进展（时间和质量）。一旦你学会如何在改进这些沟通技能方面不断自我教育，你将在整个职业生涯中从中受益。
例如，由于舒适的驱动，我们自然倾向于在需要帮忙时走进朋友的办公室，而向在实验室里关系不太好的人请求帮助则更自然地采用更正式的方式（例如通过电子邮件）。虽然与朋友聊天没有错，但我们在这里主张你应该花更多的注意力和精力来从那些与你相处不太好的人那里获得所需的东西。
那么有效沟通的要素是什么呢？在所有情况下，它都始于一个发送者，比如说你，希望从其他人那里得到某些东西。为此，将信息发送给接收者。为了使沟通有效，应该以一种接收者按照发送者的意图采取期望行动的方式进行。正如我们所知，说某些事情很容易，但这并不一定能导致我们所期望的行动。
沟通可以分为三个类别，不同之处在于期望行动发生的时间尺度，以及你如何学习这些技能以优化沟通。首先是短期沟通，你在面对面的互动中请求或告诉某人你希望他们立即做什么：例如，请从冰箱中取样。自出生以来，我们都在接受这种类型的沟通训练，尽管对于一个小孩来说，“样品”是与博士生不同的项目。
在光谱的另一端，我们有长期沟通，接收可能需要很长时间（可能需要几个月甚至几年才能有人阅读你写的文章），或者接收后续行动可能需要一段时间（虽然有人现在听你的口头报告——但可能需要很长时间才能导致接收者进行后续实验或在科学期刊中引用你的工作）。幸运的是，大多数博士生有机会就他们所做的研究进行口头报告和/或撰写文章。在导师和小组成员的反馈下，你将沿途提高你的长期沟通技巧。事实上，大多数人认为拥有博士学位的人在长期沟通技巧方面表现出色。
第三类沟通发生在中等时间尺度：你发送消息并期望接收者在几天内采取行动。沟通可以通过电子邮件发送；语音邮件；通过电话；或面对面的交流。我们通常在选择最佳渠道以通过消息获得最多行动方面花费的时间不多。我们在这里讨论所有四个渠道及其最有效的使用方式。你可能还想考虑接收者希望通过哪种方式进行沟通。有些人喜欢电子邮件而不是频繁打扰他们工作空间的人。
电子邮件：虽然传统沟通方式有其礼仪，但电子邮件通常被使用得相当粗鲁。在过去的二十年里，电子邮件取代了许多其他沟通方式。电子邮件的普遍接受是因为它使用简单，可以随邮件发送附件，并且舒适地将消息存储在PC上（允许双方以后参考该消息）。
对于发送者而言，电子邮件似乎和走进某人的办公室一样简单，而发送者往往会忘记该消息是介于电话和正式信之间读取和感知的。不当措辞的行文，匆忙中输入，很容易被接收者误解，并可能导致烦恼。消息和所有的兆字节附件会立即到达收件人的收件箱，但不一定会被读取（许多人有数百封未打开的电子邮件），更不用说采取适当的行动了。我们建议在按下发送按钮之前验证以下三件事：
确保电子邮件有一个适当的主题行，说明收件人需要采取的行动。如果不需要任何行动，你可以以FYI:供参考开始主题行。有时，行动如此明确以至于无需在电子邮件中提供信息（例如，周二的进度会议取消），在这种情况下，你可以用–eom（消息结束）关闭标题。“请在下周前查看附上的草稿文章”是一个很好的标题示例，表明电子邮件的主题（草稿文章）、需要做什么（审查）以及发送者希望获得响应的时间。正文中，你可以礼貌地请求帮助，并询问接收者是否方便在规定的时间范围内进行审查。
完成后再阅读电子邮件，以检查拼写错误，更重要的是，通过接收者的眼睛阅读，以确保你的信息按预期传达。恢复由不明确的电子邮件造成的损害将花费更多时间和精力，而不是花一分钟额外的时间仔细检查你的意图是否明确。
确保你的电子邮件信息清楚地传达了你对收件人的期望。在电子邮件的开头执行此操作，并在关闭电子邮件的总结声明中重复此操作。
在某些正式情况下，可能需要记录你的沟通。电子邮件沟通非常适合此目的（再次证明你需要谨慎）。请注意，在那些你需要正式记录沟通的情况下，你通常距离协作设置很远。
语音邮件：移动电话的广泛使用带来了语音邮件的复兴。许多博士生将手机用于与工作相关的沟通。给某人打电话被视为传达信息的简便方法。然而，很可能电话不会被接听，你将被转到语音邮箱，这让你有机会留言。在拨打电话之前，避免在语音邮件中使用太多的呃音，并提前考虑信息内容。这也将有助于在电话被接听时不会措手不及。一旦你被引导到语音邮箱，请保持信息简短，并明确你对接收者的期望。事实上，语音邮件信息与电子邮件标题非常相似，说明主题、期望的行动以及应在何时实现。
电话：虽然电话接听的机会有限（参见上文），但电话仍然是一种强大的沟通方式。与电子邮件和语音邮件不同，不是一方发送消息，而是发送消息时存在互动。接收者的声音将在某种程度上告诉发送者消息如何被接收，以及接收者采取期望行动的可能性。
面对面：没有什么比良好的面对面会议更好的了。会议可以是预定的事件（在其中你和你的导师坐在一起讨论你的进展）或在咖啡机旁的半正式遭遇。可能你已经注意到，一些非常有效的人花了相当多的时间在非正式的遭遇中。无论如何，在面对面的会议中，不仅信息被传达，而且得到发送者的非语言行为支持。接收者采取的行动在很大程度上取决于这种非语言支持。实时的互动允许发送者在发送信息时对（非语言和语言）信息进行调整。
优化有效沟通的基本原则
由于沟通在执行复杂任务的任何工作中都非常重要，你们可能已经为自己设定了一些指导原则，以在想要在一天到一周的时间尺度上完成某些事情时使用上述沟通渠道。最有可能的是，你在每次沟通时都不会做出有意识的决定你将如何去做。这里我们给出一些可能有助于你进一步提高沟通技能的通用技巧。
将大部分时间花在与那些最不愿合作的人进行沟通上。在任何实验室——就像正常生活一样——你将与某些人相处得比与其他人更好。与朋友沟通比与那些几乎不愿帮助你的人更令人愉快。我们都有一种自然倾向，花更多的时间与朋友在一起，使与他们的沟通最有效。然而，你项目的进展通常由你取得最少进展的任务（小项目）决定（最薄弱环节原则）。因此，你应该花相当多的时间与那些最不愿意帮助你的人沟通。
根据消息和收件人选择通信渠道。消息的类型使得某些沟通渠道比其他渠道更适合。如果你取消定期进度会议，电子邮件将完成工作。然而，如果你决定要求苛刻的博士项目不允许你花很多时间在其他项目上，最好（尽管不容易）在面对面的交谈中表达这一点。消息越艰难，我们就越倾向于使用非个人渠道（如电子邮件），而在你参与长期合作时，个人方式是更好的选择（记住获得博士学位需要几年时间，你需要在这段时间内与同一团队合作）。这将取决于你与接收者建立的关系，某一沟通渠道的效果如何。对于那些愿意帮助你的人，电子邮件可能没问题，而对于那些不太愿意支持你的人，最好在面对面的会议中接触。
尽量使沟通成为双向事件。请求帮助和命令支持之间存在微妙的差别。以礼貌请求措辞的命令最终可能更有效，而作为博士生，你通常无权下达命令。接收者将更感受到你的愿望是请求帮助，如果你将沟通设置为双向事件，在其中你试图让接收者参与，例如，通过询问最佳方法来实现期望的结果。在面对面会议和电话中，这更自然（对大多数人而言）地得到接收者的参与，而对于电子邮件和语音邮件，你需要花一些努力。例如，在电子邮件中，你可以声明你期待解决技术问题的投入，因为这问题正在阻碍项目的进展……或者你可能在语音邮件中结束说，如果此消息不清楚，或者你认为有更好的方法来实现目标，请告诉我。
结合多个渠道。正如上文所述，所有沟通渠道都有其优缺点。在许多情况下，结合多个渠道可能会有所帮助。在某些情况下，结合电子邮件和电话可以强化消息的传达。电话中你宣布你正在准备一封电子邮件，并解释你的期望，这比仅仅将电子邮件发送到一个充满未读邮件的收件箱中更有可能被接收者妥善处理。同样，在面对面会议后，通过电子邮件重复消息可能非常有力（亲爱的导师，正如我们刚刚讨论的那样，你的日程安排允许你在下周审查我的会议摘要，所以我将确保在周末之前发送给你等）。
验证某人是否收到了消息并按计划采取了行动。一旦你发送了消息（例如通过电子邮件），你可能会觉得你的工作已经完成。事实并非如此，你发送消息并不是为了将问题推给其他人。你应该以某种方式验证消息是否如预期理解，并且接收者采取了适当的行动。有时这是显而易见的（如果你可以立即看到行动），在其他情况下，验证是否采取了适当的行动可能会有所帮助。以一种有效的方式追踪他人通常是一个微妙的过程，你可以通过询问你期待了解接收者计划如何采取行动来实现所期望的目标来开始。
询问如何帮助将消息转化为成功的行动。尽管你可能需要他人在博士项目的某些部分提供帮助，但发送消息还不足以获得帮助。如上所述，关于期望行动的沟通是双向事件，但你也可能需要做出贡献以使期望的行动有效。在那些情况下，接收者将无法单独解决问题，因此在沟通中明确表示，如果适用，你当然可以并将帮助完成你的博士项目所需的事情。
由于沟通是使合作有效的关键，值得投资于你的沟通技能。掌握这些技能将为你的职业生涯带来巨大益处。
